Privacybeleid

Welkom bij het privacybeleid van Ragently. Wij hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en gaan zorgvuldig om met alle informatie die via ons platform wordt verwerkt.

Dit privacybeleid legt uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij gegevens beveiligen en welke rechten gebruikers hebben onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en overige toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.

Ragently is ontwikkeld volgens de principes van privacy by design en privacy by default. Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren, beveiligen en verbeteren van onze diensten.

Ragently VOF is de eigenaar en exploitant van Ragently.

Voor vragen over privacy, gegevensverwerking of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

Afhankelijk van het gebruik van Ragently kunnen verschillende rollen onder de AVG van toepassing zijn.

Ragently VOF als verwerkingsverantwoordelijke

Ragently VOF treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die betrekking hebben op:

• accountbeheer
• facturatie
• supportverzoeken
• beveiliging
• systeembeheer
• wettelijke verplichtingen

Ragently als verwerker namens klanten

Wanneer klanten persoonsgegevens verwerken via Ragently, bijvoorbeeld via AI-klantenservice of Shopify-integraties, treedt Ragently op als verwerker namens de betreffende klant.

De klant blijft in dat geval verantwoordelijk voor:

• de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens
• het informeren van eindgebruikers
• het bepalen van bewaartermijnen
• het voldoen aan overige AVG-verplichtingen

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze diensten.

Account- en bedrijfsgegevens

• naam
• e-mailadres
• bedrijfsnaam
• factuurgegevens
• gebruikersinstellingen
• abonnement- en betaalinformatie

Service- en gebruiksgegevens

• chatinteracties
• vragen en antwoorden
• AI-configuraties
• foutmeldingen
• systeeminformatie
• beveiligingslogs
• gebruiksstatistieken

Technische gegevens

• IP-adres (waar mogelijk geanonimiseerd)
• browsertype
• apparaatinformatie
• tijdstempels
• API-verzoeken
• sessie-informatie

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het leveren van AI-diensten
• klantenservice en support
• beveiliging van systemen en accounts
• foutanalyse en technische optimalisatie
• facturatie en administratie
• naleving van wettelijke verplichtingen
• fraudepreventie
• verbetering van prestaties via geanonimiseerde statistieken

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, waaronder:

• uitvoering van een overeenkomst
• gerechtvaardigd belang
• wettelijke verplichting
• toestemming van de gebruiker (indien vereist)

Voor AI-functionaliteiten maakt Ragently gebruik van twee AI-aanbieders:

• Venice AI (venice.ai) is de primaire AI-aanbieder. Venice is gebouwd rond privacy: de inhoud van verwerkte gesprekken wordt door Venice niet opgeslagen en niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Zie ook onze AI-privacypagina.
• OpenAI (openai.com) wordt gebruikt als automatische reserve wanneer Venice tijdelijk niet beschikbaar is, en voor het analyseren van afbeeldingen die in een gesprek worden geüpload.

Bij beide aanbieders kunnen persoonsgegevens en klantinhoud tijdelijk worden verwerkt om AI-antwoorden te genereren.

Gegevens die via onze AI-aanbieders worden verwerkt, worden door die aanbieders niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

• Venice AI slaat de inhoud van verwerkte gesprekken niet op.
• OpenAI wordt uitsluitend via de zakelijke API gebruikt. OpenAI gebruikt API-gegevens niet voor training en kan deze maximaal 30 dagen bewaren voor misbruikdetectie, waarna ze worden verwijderd.

Gegevens kunnen wel door Ragently zelf worden opgeslagen om de dienst te leveren.

Dit kan onder meer betrekking hebben op

• chatgeschiedenis
• gebruikersbeheer
• foutanalyse
• beveiligingsdoeleinden
• systeemoptimalisatie

Ragently slaat applicatiegegevens (waaronder gesprekken en klantprofielen) op via eigen beveiligde servers in Nederland die door Ragently VOF worden beheerd en uitsluitend toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.

Voor de opslag van geüploade bestanden (zoals kennisbankdocumenten en chatbijlagen) en voor back-ups maakt Ragently daarnaast gebruik van Microsoft Azure Blob Storage. Webverkeer naar het platform loopt via Cloudflare.

Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder:

• TLS 1.3 transportbeveiliging
• encryptie van gevoelige gegevens
• toegangscontrole
• netwerksegmentatie
• auditing en logging
• monitoring van systemen
• beveiligde back-up procedures

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, bijvoorbeeld via onze AI-aanbieders Venice AI en OpenAI (beide gevestigd in de Verenigde Staten) of via Google Analytics.

Wanneer dit gebeurt, zorgt Ragently voor passende waarborgen conform de AVG, waaronder:

• Standard Contractual Clauses (SCC's)
• passende beveiligingsmaatregelen
• contractuele afspraken met verwerkers

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

Verwijderverzoeken van eindgebruikers die binnenkomen via gekoppelde platformen (zoals Shopify of Meta) worden automatisch verwerkt. Bij het verwijderen van een account worden de gegevens van de betreffende omgeving verwijderd.

11.1 Klantgeheugen (Memory)

Klantgeheugen is een optionele functie op het Pro-abonnement, standaard uitgeschakeld. De ondernemer (onze klant) bepaalt zelf of deze functie wordt ingeschakeld voor zijn of haar account.

Wanneer klantgeheugen actief is, slaan wij een klantprofiel op (naam, e-mailadres, telefoonnummer en identifiers van het kanaal waarover contact is geweest, zoals WhatsApp- of Messenger-ID) en een compact, AI-gegenereerd memo van eerdere gesprekken. Dit dient uitsluitend om terugkerende klanten te herkennen en hen sneller en persoonlijker te kunnen helpen.

Het memo bevat nooit bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals gezondheidsinformatie, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke voorkeur, seksuele gerichtheid, etniciteit of biometrische gegevens; dergelijke informatie wordt bij het genereren van het memo altijd volledig weggelaten.

De AI-verwerking die aan klantgeheugen ten grondslag ligt (het genereren van het gespreksmemo) valt onder dezelfde afspraken met onze AI-subverwerkers als de overige AI-functionaliteiten van Ragently (zie sectie 7 en 8).

Ragently maakt gebruik van cookies en vergelijkbare opslagtechnologieën (zoals localStorage en sessionStorage). Op deze pagina leggen wij precies uit welke technologieën wij gebruiken, waarvoor, hoe lang gegevens worden bewaard en hoe jij je toestemming kunt intrekken.

Ragently verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor:

• het leveren van diensten
• technische infrastructuur
• betalingsverwerking
• wettelijke verplichtingen
• beveiligingsdoeleinden

Ragently maakt gebruik van externe subverwerkers voor onderdelen van de dienstverlening, waaronder AI-verwerking, betalingsverwerking, infrastructuur en e-mailbezorging.

Een actueel overzicht van alle subverwerkers, inclusief hun vestigingsland en doel, staat op onze subverwerkerspagina.

Voor klanten die persoonsgegevens verwerken via Ragently geldt onze verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement / DPA). Deze kunt u hier downloaden: Verwerkersovereenkomst Ragently (PDF).

Hierin worden afspraken vastgelegd over:

• gegevensverwerking
• beveiliging
• geheimhouding
• subverwerkers
• verantwoordelijkheden onder de AVG

Deze verwerkersovereenkomst dekt ook de verwerking van gegevens binnen het klantgeheugen (Memory) en de daarbij horende bewaartermijn (zie sectie 11.1).

Onder de AVG hebben betrokkenen het recht op:

• inzage
• correctie
• verwijdering
• beperking van verwerking
• bezwaar tegen verwerking
• dataportabiliteit
• intrekking van toestemming
• menselijke tussenkomst bij geautomatiseerde verwerking

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@ragently.nl.

Wij reageren uiterlijk binnen 1 maand, tenzij wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn.

De AI-functionaliteiten van Ragently ondersteunen klanten bij communicatie en analyse.

Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 18 jaar.

Indien wij ontdekken dat persoonsgegevens van minderjarigen zonder geldige toestemming zijn verwerkt, zullen deze gegevens zo snel mogelijk worden verwijderd.

Indien u van mening bent dat wij persoonsgegevens onjuist verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ragently VOF kan dit privacybeleid wijzigen wanneer wetgeving, dienstverlening of interne processen veranderen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de privacypagina van Ragently.

Wij raden aan dit beleid regelmatig te controleren.

Laatste wijziging: 13 augustus 2026