Documentatie

Ragently is een AI-platform voor klantcontact. Je bouwt er een AI-medewerker mee die vragen beantwoordt op basis van jouw eigen kennis, en die daarnaast echte acties uitvoert in je webshop: bestellingen opzoeken, adressen wijzigen, retouren aanmaken, terugbetalingen voorstellen, producten aanbevelen en afrekenlinks sturen.

Je bepaalt zelf per chatbot wat de AI mag weten en mag doen. Alles is opgebouwd uit een paar vaste bouwstenen.

1.1 De bouwstenen

• Chat — de AI-medewerker zelf. Je kunt er meerdere hebben, elk met eigen kennis, gedrag en uiterlijk.
• Kennisbank — de documenten, productcatalogus en beleidsteksten waaruit de chat zijn antwoorden haalt.
• AI-instructies (system prompt) — de rol, toon, grenzen en escalatiedrempel van de AI.
• Chatgedrag — wat de AI concreet mag doen: escaleren, overdragen, retourneren, terugbetalen, upsellen.
• Design — hoe de chatwidget eruitziet voor je bezoekers.
• Kanalen & integraties — waar de chat leeft (website, webshop, WhatsApp, Telegram, Messenger, Instagram) en met welke systemen hij praat.
• Inbox — waar jij en je team gesprekken volgen, overnemen en afronden.

1.2 Hoe een antwoord tot stand komt

1. Een bezoeker stelt een vraag in de widget of in een gekoppeld kanaal.
2. Ragently zoekt de relevante passages op in de kennisbronnen die aan die chat gekoppeld zijn.
3. De AI-instructie bepaalt in welke rol, toon en met welke grenzen er geantwoord wordt.
4. Het chatgedrag bepaalt welke acties de AI mag uitvoeren en welke gegevens hij mag opvragen.
5. Kan de AI het niet oplossen, dan volgt je fallback-bericht of je escalatiemethode.

1.3 Waar staat wat?

Deze handleiding beschrijft de applicatie. Bouw je zelf een koppeling op onze API of op de Custom Commerce-integratie, kijk dan in de developer-gids en de API-reference via het docs-overzicht bovenaan deze pagina.

2.1 Account aanmaken en inloggen

Er zijn drie manieren om binnen te komen:

• Shopify — installeer Ragently via de Shopify App Store. Je wordt automatisch ingelogd en je winkel is meteen herkend.
• Google — log in met Google. Dat werkt voor elk platform; je webshop koppel je daarna in de app (WooCommerce, Wix, Lightspeed of je eigen backend).
• Uitnodiging — is er al een workspace, dan stuurt de beheerder je een uitnodigingslink. Je logt in met Google en krijgt direct toegang tot die workspace.

2.2 Gratis proefperiode

Nieuwe accounts starten met een proefperiode van 7 dagen. Je hebt daarin de limieten van het Starter-plan: 100 gesprekken en 1 chatbot. Er is geen creditcard nodig; in de zijbalk zie je hoeveel dagen je nog hebt.

2.3 De onboarding-checklist

Op het dashboard staat een checklist die je in zeven stappen naar een live chat brengt. Je kunt hem verbergen en later hervatten.

1. Maak een chat aan in het Training Center.
2. Koppel kennis: upload documenten of synchroniseer je productcatalogus.
3. Schrijf AI-instructies (de system prompt).
4. Koppel die AI-instructie aan je chat. Dit is verplicht voordat je kunt uitrollen.
5. Richt het chatgedrag in: escalatie en overdracht.
6. Personaliseer je widget: kleuren, teksten en avatar.
7. Rol je chat uit naar je website of webshop.

2.4 Navigatie

De linkerzijbalk brengt je naar de hoofdonderdelen:

• Dashboard — resultaten, verbruik en aandachtspunten.
• Inbox — live gesprekken en agent-overdrachten.
• Training Center — je chatbots aanmaken, testen en beheren.
• Retouren — retourverzoeken die de AI heeft geregistreerd.
• Klanten — klantprofielen en klantgeheugen.
• Kennisbank — al je kennisbronnen.
• System Prompts — je AI-instructies.
• Bot — het chatgedrag per chatbot.
• Design — het uiterlijk van de chatwidget.
• Integraties — je webshop, verzendplatform, kanalen, agenda, CRM en meldingen.

Onderin de zijbalk staat je profiel. Via het tandwiel open je Account, Notificaties, Facturatie en Beveiliging, en zet je de lichte of donkere weergave aan.

3.1 Een nieuwe chat aanmaken

Ga naar Training Center en klik op Nieuwe chat. De wizard heeft twee secties en een overzichtspaneel dat live bijwerkt.

• Identiteit — geef je chat een unieke naam, kies het kanaal en voeg optioneel een korte omschrijving toe. De naam is intern en helpt je chats uit elkaar te houden.
• Kennis — upload direct documenten (PDF, TXT of JSON). Je mag deze stap overslaan en later kennis toevoegen.

Na Chat aanmaken kun je meteen door naar de AI-instructies, of terug naar het overzicht.

3.2 Het Training Center

In het Training Center test je je chat precies zoals een klant hem ervaart. De widget zweeft rechtsonder in beeld, met daarnaast testscenario's die je met één klik naar de chat stuurt en een checklist met de belangrijkste testgevallen: verzending, retouren, order tracking, niet-ondersteunde vragen en tone of voice.

Het Inspector-paneel laat per antwoord zien wat het bepaalt: de gekoppelde AI-instructie, het chatgedrag, het aantal actieve kennisbronnen en de uitrolstatus. Vanuit datzelfde paneel spring je direct naar de instelling die je wilt wijzigen.

3.3 AI-instellingen per chat

Via Acties → AI-instellingen bepaal je hoe het model antwoordt:

• AI-model — welk taalmodel de chat gebruikt. Welke modellen beschikbaar zijn hangt af van je abonnement.
• Creativiteit — hoe vrij het model formuleert.
• Max output — de maximale lengte van een antwoord.
• Documenten per antwoord — hoeveel kennisfragmenten de chat raadpleegt. Meer context betekent een iets tragere reactie.
• Tools gebruiken — of de chat externe tools en functies mag aanroepen tijdens een gesprek.

3.4 Beheeracties

• Reset gesprek — wist alleen de berichten in je testomgeving; klantgesprekken blijven ongemoeid.
• Bot-ID kopiëren — handig voor koppelingen en support.
• Embedcode ophalen — de scriptregel voor je eigen website.
• Terug naar AI-modus — zet een chat die in human-takeover staat weer terug naar de AI.
• Verwijderen — verwijdert de chat definitief.

De Kennisbank bepaalt waarover je chat kan meepraten. Elke bron koppel je aan een specifieke chat, behalve de productcatalogus: die geldt voor je hele workspace.

4.1 Soorten kennisbronnen

• Documenten — PDF-, TXT- en JSON-bestanden zoals handleidingen, FAQ's, beleidsstukken of prijslijsten.
• Productcatalogus — importeert al je producten uit je webshop, inclusief titel, beschrijving, prijs, varianten en voorraadstatus.
• Storepagina's & beleid — synchroniseert je retourbeleid, verzendvoorwaarden, FAQ-pagina's en blogartikelen uit je webshop.
• Q&A-paren — vraag-en-antwoordparen die je bij een AI-instructie aanmaakt; ze verschijnen daarna als bron in dit overzicht.
• Google Drive — blader via Integraties → Google Drive door je Drive en importeer documenten.

4.2 Een bron toevoegen

1. Ga naar Kennisbank en klik op Nieuwe bron.
2. Kies de chat waaraan de bron gekoppeld wordt.
3. Kies het type: documenten, productcatalogus of storepagina's & beleid.
4. Upload je bestanden of start de synchronisatie.
5. Bevestig. De bron krijgt eerst de status In verwerking en daarna Actief.

4.3 Bronnen beheren

• Filter op type, status of chat om snel de juiste bron te vinden.
• Open een bron voor een preview van het document, inclusief paginanavigatie en volledig scherm.
• Verwijder bronnen die niet meer kloppen; verouderde informatie is de belangrijkste oorzaak van foute antwoorden.
• Synchroniseer je productcatalogus opnieuw na een assortimentswijziging.

De AI-instructie bepaalt wie je AI is: rol, toon, grenzen en wanneer hij doorverwijst. Op de pagina System Prompts zie je al je instructies, met per kaart het aantal woorden, de gekoppelde Q&A-items en of hij actief is.

5.1 Een instructie aanmaken

Klik op Nieuwe prompt en kies je methode:

• Sjabloon — een begeleide wizard waarin je per onderdeel keuzes maakt. Rechts zie je live wat het model straks ontvangt.
• Eigen prompt — schrijf je instructie zelf, tot 4000 tekens.

5.2 De secties van de wizard

• Identiteit — naam, bedrijf en rol van je AI. Deze velden zijn verplicht.
• Stijl — toon (professioneel, vriendelijk, casual), taalgebruik, antwoordlengte, emoji-gebruik en follow-upvragen.
• Gedrag — empathie, geduld, proactiviteit, humor en detailniveau.
• Grenzen — onderwerpen die de AI vermijdt en gedragsregels die altijd gelden.
• Veiligheid — de fallback-strategie en de escalatiedrempel: snel doorverwijzen, gebalanceerd of zoveel mogelijk zelf oplossen.

5.3 Koppelen aan een chat

Een instructie werkt pas als je hem koppelt. Via Koppel op de promptkaart kies je de chat; via Ontkoppel haal je hem los van één chat of van alle chats tegelijk. Eén instructie kan aan meerdere chats gekoppeld zijn.

5.4 Q&A-paren

Via de Q&A-knop op een promptkaart open je de Q&A-builder. Daar voeg je vraag-antwoordparen toe die bij die instructie horen. Ze worden samen met je documenten gebruikt bij het opbouwen van een antwoord.

Op de pagina Bot stel je per chatbot in wat de AI mag doen. Kies bovenaan eerst de chatbot. De pagina heeft vier tabbladen; tabs met nog ontbrekende verplichte velden worden gemarkeerd.

6.1 Verkoop & shop

• Productaanbevelingen — zet aan of uit en kies de gevoeligheid: uit, subtiel, matig of agressief. Matig is de aanbevolen instelling.
• Productcatalogus — synchroniseer je producten en zie hoeveel er geïndexeerd zijn en wanneer dat voor het laatst gebeurde.
• Upselling — laat de AI uit zichzelf relevante producten en aanvullingen voorstellen. Staat het uit, dan toont hij producten alleen als de klant erom vraagt.
• Checkout-upsell — één extra voorstel vlak voor de betaalpagina. Alleen beschikbaar voor Shopify-winkels.
• Type aanbieding — geen korting, een percentage op het aanbevolen product of een percentage op de hele bestelling. De korting wordt daadwerkelijk toegepast in de checkout. Optioneel voeg je een badge-tekst toe of vermeld je gratis verzending.
• Voorraadzichtbaarheid — bepaal of de AI exacte aantallen noemt of alleen zegt of iets beschikbaar is.
• Restitutiebeleid — of de AI terugbetalingen mag verwerken, met een optioneel maximumbedrag. Daarboven verwijst hij naar de klantenservice.
• Retourbeleid — of de AI retourverzoeken mag aannemen, binnen hoeveel dagen, en of jij ze eerst goedkeurt of de AI ze automatisch verwerkt.
• Marketing & nieuwsbrief — of de AI een geverifieerde klant op diens eigen verzoek mag in- of uitschrijven voor e-mailmarketing.

6.2 Overname & escalatie

• Live overdracht — laat een medewerker een gesprek overnemen van de AI. Beschikbaar vanaf Growth.
• Escalatiemethode — niet escaleren, doorverwijzen naar een contactformulier, naar e-mailsupport, een telefoonnummer delen, of live overdracht aanvragen. Bij de eerste drie vul je de bijbehorende URL, het e-mailadres of het nummer in.
• Auto-escalatie — na hoeveel onbeantwoorde vragen de AI zelf opschaalt. Zet op 0 om dit uit te schakelen.
• Urgentiedetectie — de AI herkent urgente berichten, behandelt ze met voorrang en escaleert als het nodig is.

6.3 Berichten

Hier schrijf je de drie fallback-berichten: wanneer de AI het antwoord niet weet, bij een technische fout en bij ongepaste vragen. Alle drie zijn verplicht.

6.4 AI-agent toegang

Je kunt externe AI-assistenten toegang geven tot je chatbot via de API- of MCP-koppeling. Ze krijgen dezelfde antwoorden, productaanbevelingen, bronnen en afrekenlinks als een bezoeker op je site, zodat een shopper vanuit zijn eigen assistent bij jou kan afrekenen. Op dit tabblad vind je het publieke bot-token en het endpoint.

Zodra je webshop gekoppeld is, kan de AI meer dan antwoorden geven. Hieronder staan de acties die hij tijdens een gesprek kan uitvoeren. Wat er daadwerkelijk aanstaat, bepaal jij per chatbot via het chatgedrag en de permissies.

7.1 Verkopen & aanbevelen

• Slim producten zoeken in eigen woorden, met variant, prijs en foto.
• Koopbare productkaarten met een knop In winkelwagen, direct in de chat.
• Gerelateerde producten en alternatieven aanbevelen.
• Productvragen beantwoorden uit je live catalogus: beschrijving, materiaal, merk en varianten.
• Gestructureerde productdata lezen, zoals maattabellen en verzorgingsinstructies.
• Live voorraad checken per maat of kleur.
• Een afrekenlink sturen via een conceptbestelling.
• Een achtergelaten winkelwagen terugvinden en met één link laten afronden.

7.2 Bestellingen & bezorging

• Bestelstatus checken: betaling, verzending en inhoud in één antwoord.
• Track & trace delen met een directe link naar de vervoerder.
• Een bestelling opzoeken op bestelnummer, naam of ID.
• Het bezorgadres wijzigen zolang er nog niet verzonden is.
• Een product toevoegen aan een onverzonden bestelling, inclusief het nieuwe totaal.
• Een bestelling annuleren, inclusief voorraad terugboeken en bevestigingsmail.
• Een interne notitie op de bestelling zetten voor je team.

7.3 Retouren & terugbetalingen

• Een terugbetaling voorrekenen en ter bevestiging voorleggen.
• De terugbetaling pas uitvoeren ná bevestiging, binnen jouw maximumbedrag.
• De status van een terugbetaling opzoeken.
• Een retour aanmaken voor verzonden artikelen.
• Een aangevraagde retour goedkeuren.
• De retourstatus aan de klant melden.

7.4 Klantgegevens & marketing

• De bestelgeschiedenis van de geverifieerde klant tonen.
• Het klantprofiel inzien: aantal bestellingen en besteed bedrag.
• E-mailadres, naam of telefoonnummer bijwerken op verzoek.
• Adressen toevoegen, wijzigen of als standaard instellen.
• De klant in- of uitschrijven voor de nieuwsbrief, alleen op expliciet verzoek.

7.5 Veiligheid & controle

• Klantverificatie — bestel- en klantacties werken pas nadat de klant e-mailadres en bestelnummer heeft bevestigd.
• Rechten per chatbot — jij bepaalt per bot wat de AI mag lezen en wijzigen.
• Limiet op terugbetalingen — boven jouw maximum weigert de AI automatisch.
• Trainingsomgeving — test de volledige flow met een echte testorder; die telt niet mee in je statistieken.
• Verbindingscheck — controleer in één klik of de webshopkoppeling actief is.

Op de pagina Design pas je het uiterlijk en de teksten van de widget aan. Kies bovenaan voor welke chatbot je het ontwerp bewerkt; rechts zie je een live voorbeeld dat direct meebeweegt.

8.1 Startscherm

Dit is wat bezoekers zien zodra ze de chat openen. Laat een veld leeg om de standaardtekst in de taal van de bezoeker te gebruiken.

• Avatar — PNG, JPG of WebP, vierkant werkt het best, maximaal 2 MB.
• Begroeting en de regel eronder.
• Titel en ondertitel van de startknop.
• Kop boven de veelgestelde vragen.

8.2 Gesprek

• Naam van de bot en de ondertitel in de header.
• Welkomstbericht: het eerste bericht van de AI.
• Placeholder in het invoerveld.
• Vragen: bezoekers zien deze op het startscherm en als suggesties zodra het gesprek opent.

8.3 Kleuren

Je stelt de kleuren in voor de header, het chatvenster, de bot- en gebruikersbubbels, de suggesties, het invoerveld, de footer en de verzendknop. Elke kleur is los in te stellen met de kleurkiezer of een exacte HEX-code.

8.4 Branding

Op het Pro-abonnement kun je de vermelding Powered by Ragently verbergen.

Een chat is pas bruikbaar als hij ergens staat. Ragently ondersteunt je eigen website, de grote webshopplatformen en een aantal berichtenkanalen.

9.1 Je eigen website

1. Open in het Training Center de gewenste chat en kies Embedcode ophalen.
2. Kopieer de scriptregel.
3. Plak die in de head-sectie van je website.
4. De widget verschijnt automatisch op je pagina's.

De embedcode genereert per bezoeker een tijdelijk gebruikers-ID, zodat een gesprek doorloopt als iemand doorklikt naar een andere pagina.

9.2 Shopify

1. Ga naar Integraties → Shopify en stel eerst de permissies in.
2. Verbind de chatbot die klanten in deze winkel moet helpen.
3. Open de theme editor, zoek Ragently onder App embeds en zet de embed aan.
4. Controleer op je storefront of de chat verschijnt.

9.3 WooCommerce, Wix en Lightspeed

Deze platformen koppel je via Integraties. Je stelt daar dezelfde permissies in en kiest welke chatbot op de winkel actief is. Voor WooCommerce verloopt de plaatsing via de plugin, bij Wix hoef je geen code aan te raken.

9.4 Telegram

1. Maak in Telegram een bot aan via @BotFather met het commando /newbot.
2. Plak de token die je krijgt in Ragently.
3. Kies welke chatbot de berichten beantwoordt en klik op Bot koppelen.

Ragently stelt de webhook automatisch in. Je kunt meerdere Telegram-bots naast elkaar koppelen en ze los activeren, deactiveren of verwijderen. Beschikbaar vanaf Growth.

9.5 WhatsApp

1. Kies welke chatbot antwoordt.
2. Klik op WhatsApp koppelen; een Facebook-popup begeleidt je bij het koppelen of aanmaken van je WhatsApp Business-account en -nummer.
3. Stuur je eigen nummer een bericht om te testen.

Verwijder je het kanaal, dan stopt Ragently met antwoorden; je WhatsApp Business-account blijft gewoon bestaan. Beschikbaar op Pro.

9.6 Facebook & Instagram

Koppel je Facebook-pagina en kies welke chatbot antwoordt. Daarmee beantwoordt je AI ook berichten via Facebook Messenger en Instagram Direct. Beschikbaar op Pro.

Onder Integraties koppel je Ragently aan de systemen waar je al mee werkt. De integraties zijn gegroepeerd per rol:

• Je webshop — Shopify, Lightspeed, WooCommerce en Wix. Hiermee kent je bot je assortiment, voorraad en bestellingen.
• Verzenden — Sendcloud en MyParcel voor live bezorgstatus en retourlabels.
• Berichtenkanalen — Telegram, WhatsApp en Facebook & Instagram.
• Agenda — Google Agenda en Outlook: de bot ziet vrije tijden, plant afspraken in en houdt buffertijd aan. Calendly: de AI deelt jouw boekingslink op het juiste moment en elke boeking telt mee in je rapportage.
• CRM & leads — HubSpot, Salesforce, Notion, Airtable en Google Sheets. Leads uit gesprekken komen daar automatisch terecht.
• Meldingen — Slack en Microsoft Teams, voor berichten aan je eigen team bij nieuwe leads en overdrachten.
• Eigen systeem — Webhooks, Zapier en de Custom Commerce-koppeling voor je eigen backend.

10.1 Permissies

Bij de webshopintegraties bepaal je per chatbot precies wat de AI mag. Per onderdeel zie je of het om lezen of wijzigen gaat:

• Producten lezen — prijs, voorraad, varianten en omschrijving ophalen om vragen te beantwoorden.
• Klanten lezen — klantprofiel en bestelgeschiedenis inzien voor persoonlijke hulp.
• Klantgegevens wijzigen — e-mail, adres of telefoonnummer aanpassen en de nieuwsbriefaanmelding wijzigen.
• Bestellingen lezen — status, items en totalen inzien, en achtergelaten winkelwagens terugvinden.
• Bestellingen wijzigen — annuleren, terugbetalen of anderszins aanpassen namens de klant.
• Producten in bestellingen — een extra product toevoegen aan een nog niet verzonden bestelling.
• Concept-bestellingen — een concept aanmaken of wijzigen, bijvoorbeeld voor een offerte of afrekenlink.

10.2 Webhooks, Zapier en eigen backend

• Webhooks — stuur events realtime naar je eigen endpoint: een nieuwe lead, een overdracht aan een medewerker of een geboekte afspraak. Elke aflevering wordt ondertekend met een sleutel die je één keer te zien krijgt, en je kunt een testverzending doen.
• Zapier — genereer een API-key en gebruik Ragently als trigger-app om met duizenden apps te koppelen, zonder code.
• Eigen backend — koppel je eigen systeem via een manifest en kies zelf de authenticatiemethode: bearer-token, API-sleutel, basic auth of OAuth2. Je declareert zelf welke mogelijkheden de bot krijgt.

De Inbox is de werkplek van je team: hier volg je gesprekken, neem je ze over van de AI en rond je ze af.

11.1 Overzicht en filters

• Tabbladen — Actief, Wachtrij, Afgesloten en Alles.
• Periode — laatste 7 dagen, laatste 30 dagen, deze maand, alles of een eigen datumbereik.
• Zoeken en labels — vind gesprekken op inhoud of filter op label.
• Beschikbaarheid — zet jezelf op Beschikbaar of Bezet met de schakelaar bovenin.

11.2 Een gesprek overnemen

1. Zet je beschikbaarheid op Beschikbaar.
2. Vraagt een klant om een medewerker of escaleert de AI, dan verschijnt het gesprek in de Wachtrij.
3. Open het gesprek en kies Gesprek accepteren.
4. Beantwoord de klant; je kunt bestanden en emoji toevoegen.
5. Kies Afronden als het gesprek klaar is, of draag het terug over aan de AI.

11.3 Het contextpaneel

• Gespreksdetails — status, kanaal, starttijd, duur, aantal berichten, wachtrijpositie en toegewezen medewerker.
• Labels — categoriseer gesprekken voor later terugzoeken.
• AI-samenvatting — een korte samenvatting van wat er tot nu toe is besproken.
• Reden van escalatie — waarom en wanneer de AI heeft opgeschaald.
• AI-analyse — gedetecteerde intentie, sentiment en een voorgestelde reactie.
• Klantbeoordeling — de duim omhoog of omlaag die de klant gaf, met eventuele toelichting.

12.1 Klanten

Onder Klanten staan de profielen die je AI heeft opgebouwd uit gesprekken, leads en retouren. Per klant zie je naam, e-mailadres, telefoonnummer, de kanalen waarop hij actief was, wanneer hij voor het eerst en het laatst is gezien, en een tijdlijn met alle gesprekken, leads en retouren.

• Klantgeheugen — zet je dit aan, dan bewaart de AI een kort, automatisch samengesteld geheugen per klant, zodat terugkerende klanten sneller en persoonlijker geholpen worden.
• Vergeet deze klant — verwijdert het profiel, alle gekoppelde identiteiten en het geheugen definitief. Gesprekken, leads en retouren blijven bewaard, maar worden losgekoppeld van het profiel.

12.2 Retouren

Hier staan de retourverzoeken die de AI namens klanten heeft geregistreerd. Standaard zie je de verzoeken die nog beoordeeld moeten worden; met het filter Alles zie je de hele historie.

1. Open een verzoek en controleer order, artikelen en de opgegeven reden.
2. Kies Goedkeuren, eventueel met een notitie voor de klant.
3. Of kies Afwijzen; daarbij is een reden verplicht.
4. De klant wordt automatisch op de hoogte gebracht.

Een retour heeft de status Te beoordelen, Goedgekeurd, Afgewezen, Afgerond of Mislukt. Bij Mislukt is de verwerking in je winkel niet gelukt en kun je het opnieuw proberen. Is er een retourlabel aangemaakt, dan vind je de link bij het verzoek.

12.3 Leads

Legt je chatbot tijdens een gesprek contactgegevens vast, dan verschijnen die in het leads-overzicht met datum, naam, e-mailadres, telefoonnummer en interesse. Heb je een CRM-integratie gekoppeld, dan worden leads daar automatisch naartoe gestuurd en zie je een badge Gesynchroniseerd.

Het dashboard laat zien wat Ragently oplevert. Bovenaan kies je de periode: laatste 7 dagen, deze maand, vorige maand, afgelopen 3 maanden of dit jaar. Elke waarde wordt vergeleken met de voorgaande periode.

13.1 Waarde-KPI's

• Automatisch opgeloste gesprekken — chats die volledig door Ragently zijn afgehandeld, zonder mens.
• Bespaarde tijd — het geschatte aantal uren dat je team niet hoefde te besteden.
• Conversies geholpen — verkopen of aanmeldingen waaraan Ragently heeft bijgedragen.
• Oplossingspercentage — het aandeel chats dat zonder escalatie wordt afgerond.
• Klanttevredenheid — de gemiddelde score uit de beoordelingen na een chat.

13.2 Trends

De trendgrafiek toont het verloop over de gekozen periode. Je wisselt van metric tussen conversaties, opgeloste chats, conversies en gemiste vragen.

13.3 AI Insights en aandachtspunten

Onder AI Insights zie je wat je klanten je vertellen, inclusief de belangrijkste onderwerpen. Het paneel met aandachtspunten licht maximaal drie zaken uit die opvolging verdienen, bijvoorbeeld een laag oplossingspercentage, veel escalaties of een tegenvallende klanttevredenheid, met een directe knop om je kennis bij te werken of de betreffende gesprekken te bekijken.

13.4 Gebruik en platformstatus

Onderaan staat het operationele overzicht: je maandelijkse verbruik, het aantal extra gesprekken boven je bundel, de prijs per extra gesprek en de platform- en API-status.

14.1 Beheerders uitnodigen

Via Instellingen → Toegang & Uitnodigingen genereer je een uitnodigingslink voor beheerders. Je kopieert die link naar de nieuwe beheerder, kunt hem vernieuwen (waarmee de oude vervalt) of intrekken. Bij de link zie je hoe vaak hij is gebruikt en wanneer hij verloopt.

Beheerders werken in dezelfde workspace en hebben toegang tot dashboard, chats en kennisbronnen. Facturatie en eigenaarsrechten blijven bij de accounteigenaar. Je kunt een beheerder op elk moment verwijderen.

14.2 Learning Hub

Naast beheerders kun je learner-accounts uitnodigen. Zij komen in een beperkte omgeving met alleen het Training Center en de Kennisbank, zonder facturatie of app-configuratie. Ook hiervoor genereer je een uitnodigingslink die je kunt vernieuwen of intrekken.

14.3 Account

Onder Instellingen → Account beheer je je profielfoto, voor- en achternaam, e-mailadres, bedrijfsnaam, telefoonnummer, taal (Nederlands of Engels) en tijdzone.

14.4 Notificaties

• E-mail — nieuwe gesprekken, escalaties, een wekelijkse samenvatting met statistieken en productupdates.
• Frequentie — direct, dagelijks, wekelijks of nooit.
• In-app — systeemwaarschuwingen en belangrijke platformberichten.

14.5 Beveiliging

• Download je data — al je bestanden en kennisbronnen als ZIP-bestand.
• Account verwijderen — permanent en niet terug te draaien.

14.6 Feedback

Mis je iets? Via Instellingen → Feedback stuur je een idee, een verbetering of een probleemmelding rechtstreeks naar ons team.

Ragently kent drie abonnementen naast de proefperiode. Je kunt maandelijks of jaarlijks betalen; jaarlijks is ongeveer 20% voordeliger.

15.1 Limieten per abonnement

15.2 Functies per abonnement

15.3 Verbruik en extra gesprekken

Elk abonnement bevat een maandelijkse bundel gesprekken. Kom je in de buurt van je limiet, dan zie je daar een melding over. Is de bundel op, dan worden nieuwe klantgesprekken gepauzeerd totdat je extra gesprekken activeert of upgradet. Extra gesprekken worden per stuk afgerekend tegen het tarief van je plan en aan het einde van de periode gefactureerd.

15.4 Van plan wisselen

Onder Instellingen → Facturatie zie je je huidige plan, je verbruik, je betaalmethode en je facturen. Bij een upgrade krijg je direct toegang tot de nieuwe functies en limieten, en wordt het verschil pro rata verrekend. Een downgrade gaat in aan het einde van je huidige facturatieperiode; tot die tijd behoud je je huidige niveau. Voordat je bevestigt, zie je precies wat je erbij krijgt of verliest.

Mijn chatbot geeft geen antwoord op een vraag. Wat nu?

Controleer eerst of er een relevante kennisbron aan die chat gekoppeld is en of de status Actief is. Voeg vervolgens een Q&A-paar toe bij de AI-instructie, of upload een document met het antwoord. De AI verzint bewust niets buiten je kennisbronnen om.

Waarom voert de AI geen bestelacties uit?

Bestel- en klantacties werken pas als de klant geverifieerd is met e-mailadres en bestelnummer, én als de bijbehorende permissie voor die chatbot aanstaat. Controleer beide bij Integraties → permissies.

Hoe lang duurt het voordat een kennisbron actief is?

Documenten zijn doorgaans binnen enkele minuten verwerkt. Een productcatalogus duurt bij grote assortimenten wat langer. De status zie je in de Kennisbank.

Kan ik meerdere chatbots gebruiken?

Ja, afhankelijk van je plan. Elke chatbot heeft eigen kennis, eigen gedrag, een eigen ontwerp en een eigen embedcode. Handig als je per merk, taal of kanaal wilt scheiden.

Waarom staat mijn chat in human-takeover-modus?

Zodra een medewerker een gesprek overneemt, reageert de AI niet meer in dat gesprek. In het Training Center zet je een chat met één klik terug naar AI-modus.

Mijn webshopverbinding is verbroken. Wat moet ik doen?

Ga naar Integraties, open het betreffende platform en klik op Opnieuw verbinden. Dit is meestal nodig na een wachtwoordwijziging, het intrekken van app-rechten of wanneer nieuwe functies extra toestemmingen vragen.

Wat gebeurt er als ik over mijn maandbundel ga?

Nieuwe klantgesprekken worden gepauzeerd tot je extra gesprekken activeert of upgradet. Extra gesprekken kosten het tarief van je plan en worden aan het einde van de periode gefactureerd.

Hoe verwijder ik de gegevens van één klant?

Open de klant onder Klanten en kies Vergeet deze klant. Het profiel, de gekoppelde identiteiten en het geheugen worden permanent verwijderd; gesprekken, leads en retouren blijven bestaan maar zijn niet meer aan het profiel gekoppeld.

Hoe zeg ik mijn abonnement op?

Ga naar Instellingen → Facturatie en kies Abonnement opzeggen. Je behoudt toegang tot het einde van je huidige betaalperiode.